Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zatím dělá starosti nejen firmám
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, zkráceně JMHZ, představuje jeden z nejambicióznějších reformních kroků v oblasti zaměstnavatelské administrativy v posledních letech, přičemž jeho základní myšlenka je nepochybně chvályhodná a potřebná — jde o sjednocení desítek různých povinných informací, které firmy dosud musely opakovaně a odděleně poskytovat celé řadě různých státních institucí, do jediného přehledného digitálního formuláře, jenž by měl celý proces výrazně zjednodušit a zefektivnit. Nicméně po pouhých dvou měsících ostrého fungování tohoto systému se ukazuje, že realita je od původní vize vzdálena více, než tvůrci projektu předpokládali, a že firmy různých velikostí i jejich účetní a mzdoví specialisté narážejí na celou řadu praktických problémů, nejistot a technických komplikací.
Přetížené firmy bojují s množstvím dat i s nestabilní metodikou
Jedním z nejpalčivějších problémů, na které zaměstnavatelé v souvislosti s novým systémem JMHZ narážejí, je enormní množství dat, které je nutné do formuláře doplnit, a to velmi často v přesně definovaných formátech a podle specifických pravidel, s nimiž se drtivá většina firem dosud vůbec nesetkala a na jejichž zvládnutí neměla dostatek času ani příležitost se dostatečně připravit. Firmy jsou tak nuceny nejen absorbovat zcela nové procesy a postupy do svého každodenního provozu, ale zároveň se vyrovnávat s tím, že pravidla a metodika celého systému nejsou dosud ustálená, mění se a upřesňují průběžně, což celou situaci dále komplikuje a vnáší do zpracování mezd a hlášení nežádoucí nejistotu. Zvláště problematické je to, že systém v současné podobě nezřídka po firmách vyžaduje opakované zadávání dat a informací, které příslušné státní úřady a instituce již dávno mají k dispozici z jiných zdrojů a evidencí — místo aby si tyto informace mezi sebou státní instituce efektivně digitálně předávaly, jak bylo ostatně jedním z klíčových a výslovně deklarovaných příslibů celého projektu od jeho samého počátku. Přitom právě schopnost eliminovat toto zbytečné a opakované zadávání stejných dat byla prezentována jako jeden z hlavních argumentů pro zavedení jednotného hlášení, a skutečnost, že se tento příslib dosud nenaplnil, vyvolává u zaměstnavatelů pochopitelné zklamání a frustrace. Dalším zdrojem problémů je skutečnost, že chybová hlášení, která systém generuje v případě, že odesílaný formulář obsahuje nějakou nepřesnost nebo nesrovnalost, jsou formulována příliš obecně, nejasně a nekonkrétně, takže firmy mnohdy ani nemohou zjistit, kde přesně chyba vznikla a jak ji efektivně opravit, aniž by musely trávit dlouhé hodiny pátráním a ověřováním jednotlivých položek. V neposlední řadě pak systém zadrhává i na relativně nepodstatných formálních chybách, které nemají žádný věcný dopad na správnost hlášení, ale přesto brání jeho úspěšnému odeslání, což dále prodlužuje celý proces a zvyšuje administrativní zátěž zaměstnavatelů přesně opačným směrem, než byl původní záměr reformy.
Malí zaměstnavatelé a účetní hledají pomoc, ale rady se jim nedostává
Zvláště tíživá je situace menších zaměstnavatelů, kteří na rozdíl od velkých korporací nedisponují rozsáhlými personálními a mzdovými odděleními plnými zkušených specialistů a kteří se tak ocitají tváří v tvář složitým novým povinnostem prakticky bez jakékoli přiměřené odborné podpory, přičemž se na ně tyto povinnosti vztahují naprosto stejnou měrou jako na velké firmy s tisícovkami zaměstnanců a rozsáhlou administrativní infrastrukturou. Tito zaměstnavatelé, stejně jako mnohdy i jejich účetní a mzdové účetní, kteří s podobnou agendou dosud neměli žádné zkušenosti, intenzivně shánějí konkrétní rady a praktickou pomoc ohledně nových povinností, a obracejí se přitom přirozeně nejprve na příslušné státní instituce — tedy na Okresní správy sociálního zabezpečení a Českou správu sociálního zabezpečení — v oprávněném očekávání, že právě tyto orgány, jakožto správci nového systému, budou schopny poskytovat zaměstnavatelům kompetentní a spolehlivé informace. Realita je však taková, že ani sami pracovníci OSSZ a ČSSZ si nový systém dosud zcela neosvojili, nejsou dostatečně proškoleni na všechny situace a varianty, s nimiž se zaměstnavatelé v praxi potýkají, a nejsou proto schopni poskytnout vždy jednoznačné, spolehlivé a konkrétní odpovědi na dotazy, které jim firmy a účetní pokládají. Výsledkem je situace, v níž zaměstnavatelé obcházejí jeden úřad za druhým, ptají se na různých odborných fórech a v profesních skupinách, snaží se porovnávat různé a mnohdy protichůdné informace, a přesto se jim nedaří získat jasnou a závaznou odpověď na otázky, které jsou přitom pro správné splnění jejich zákonných povinností zcela zásadní. Tato informační nejistota a absence spolehlivé odborné podpory přitom neznamená jen ztrátu drahocenného času a zbytečný stres — v konečném důsledku může mít pro firmy i závažné praktické důsledky v podobě chybně zpracovaných hlášení, potenciálních sankcí a dalších komplikací, které jsou přesným opakem toho, co měla reforma přinést.
Co by měly firmy konkrétně podniknout, aby situaci zvládly
Přestože je aktuální situace kolem JMHZ nesnadná a plná nejistot, existuje několik konkrétních kroků, které mohou zaměstnavatelé podniknout, aby svou pozici výrazně zlepšili a riziko chyb a komplikací co nejvíce minimalizovali, přičemž prvním a naprosto zásadním krokem je bez váhání vyhledat kvalifikovaného mzdového nebo účetního specialistu se zkušenostmi s novým systémem a svěřit mu prostřednictvím plné moci veškeré záležitosti spojené s JMHZ, protože profesionál s aktuálními znalostmi dokáže celou agendu zpracovat výrazně efektivněji, spolehlivěji a s mnohem menším rizikem pochybení, než jaké hrozí při amatérském řešení bez dostatečného odborného zázemí. Neméně důležitým krokem, který se může zdát jako investice, ale z dlouhodobého hlediska představuje nezbytnost, je pořízení kvalitního a aktualizovaného mzdového softwaru, který je schopen generovat hlášení JMHZ ve správném formátu a v souladu s aktuální verzí technické specifikace ČSSZ — bez takovéhoto nástroje je správné a efektivní zpracování hlášení prakticky nereálné, zejména pro firmy s větším počtem zaměstnanců nebo se složitější strukturou pracovních poměrů. Klíčovým praktickým krokem je pak stažení aktuálního souboru s evidencí zaměstnanců z ePortálu ČSSZ, jeho důkladné prostudování a systematické doplnění všech chybějících nebo neúplných údajů, přičemž zvláštní pozornost je třeba věnovat přesným adresám zaměstnanců ve formátu registru územní identifikace, adres a nemovitostí, tedy RÚIAN, a správnému přiřazení kódů pracovních pozic dle klasifikace CZ-ISCO, protože právě tyto položky jsou nejčastějším zdrojem chyb a odmítnutí formulářů systémem. Při nástupu nových zaměstnanců je pak velmi vhodné využívat připravené vstupní dotazníky a šablony, které zajistí systematické a úplné shromáždění všech potřebných dat hned od počátku pracovního poměru, a předejdou tak situaci, kdy je nutné chybějící informace pracně dohledávat zpětně těsně před termínem odevzdání hlášení.
Čas je klíčový — odkládání řeší problém za cenu mnohem větších komplikací
Snad nejdůležitějším apelem, který lze firmám a jejich účetním v souvislosti s JMHZ adresovat, je důrazné varování před odkládáním řešení problémů na poslední chvíli, protože zkušenosti z prvních dvou měsíců fungování systému jednoznačně ukazují, že čas potřebný na správné zvládnutí celé agendy je výrazně delší, než většina zaměstnavatelů původně předpokládala, a že komplikace, které v průběhu zpracování hlášení vznikají, nelze spolehlivě vyřešit v průběhu několika hodin těsně před termínem odevzdání. Hledání kvalifikovaného odborného poradce nebo mzdového specialisty rovněž vyžaduje čas — dobří odborníci jsou v současné době velmi vytíženi právě proto, že poptávka po jejich službách v souvislosti s novou povinností prudce vzrostla, a firmy, které se obrátí o pomoc příliš pozdě, se mohou ocitnout v situaci, kdy žádného dostupného specialistu jednoduše nenajdou, nebo kdy dostupný specialista nebude mít kapacitu jejich záležitost vyřešit v potřebném časovém horizontu. Systematičnost, pravidelnost a průběžná péče o agendu JMHZ jsou proto nejspolehlivější strategií, jak se vyhnout krizovým situacím a zajistit, aby firma plnila své zákonné povinnosti řádně a včas, bez zbytečného stresu a bez rizika sankcí, které by v konečném důsledku představovaly daleko větší zátěž než čas a prostředky investované do včasného a kvalitního řešení celé záležitosti. Zaměstnavatelé, kteří přistoupí k JMHZ proaktivně, investují do kvalitního softwaru a odborné pomoci a zavedou systematické procesy pro sběr a zpracování potřebných dat, se přes veškeré aktuální nedostatky systému dokážou s novou povinností vyrovnat podstatně lépe než ti, kteří doufají, že se problém nějak vyřeší sám od sebe nebo že úřady zavřou oči nad chybami a nedostatky způsobenými nedostatečnou připraveností.
