Kdy provádět inventarizaci při odpovědnosti za schodek?
V rámci pracovněprávních vztahů, přičemž nejčastěji se jedná o klasický pracovní poměr, může zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít zvláštní typ smluvního ujednání, a to dohodu o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, která je upravena v ustanovení § 252 zákoníku práce. Tato dohoda zakládá specifický právní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, v jehož rámci jsou zaměstnanci svěřeny určité hodnotné věci nebo finanční prostředky, za jejichž řádné uchování, správu a následné vyúčtování nese zaměstnanec plnou odpovědnost. Jakmile je taková dohoda platně uzavřena, vzniká ze zákona povinnost provádět pravidelné a řádné inventarizace svěřených prostředků, přičemž tato povinnost je nezbytnou součástí celého systému ochrany hodnot, které jsou zaměstnanci svěřeny.
Co jsou svěřené hodnoty a jaký je jejich rozsah
Svěřenými hodnotami, které jsou předmětem dohody o odpovědnosti za schodek, se rozumí velmi široká škála různých aktiv a prostředků, které zaměstnavatel zaměstnanci předá za účelem jejich správy, prodeje, evidence nebo jiného nakládání v rámci výkonu pracovní činnosti. Typickými příklady svěřených hodnot jsou peníze v hotovosti, které zaměstnanec spravuje například jako pokladní v obchodě nebo v bance, dále pak zboží určené k prodeji zákazníkům, zásoby materiálu potřebného k výrobnímu procesu nebo k poskytování služeb, ale také méně tradiční formy svěřených hodnot, jakými mohou být například vstupenky na kulturní představení, sportovní události či jiné akce, jejichž hodnota je přímo přiřaditelná konkrétnímu zaměstnanci. Zaměstnanec, kterému jsou tyto hodnoty svěřeny k vyúčtování, je povinen po celou dobu trvání dohody o odpovědnosti zajistit, aby tyto hodnoty byly v pořádku uchovány, řádně evidovány a kdykoli připraveny k inventarizaci, přičemž v případě zjištěného schodku nese plnou odpovědnost za jeho náhradu, pokud neprokáže, že schodek vznikl zcela nebo zčásti bez jeho zavinění.
Zákonná povinnost provést inventarizaci podle § 254 zákoníku práce
Zákoník práce v ustanovení § 254 výslovně a taxativně vymezuje konkrétní situace a okamžiky, při jejichž nastání je zaměstnavatel bez jakýchkoli výjimek povinen zajistit provedení inventarizace svěřených hodnot. Jedná se tedy o zákonnou povinnost, která vzniká automaticky ze zákona a jejíž splnění nelze smluvně vyloučit ani omezit, neboť tato ustanovení jsou kogentní povahy a slouží k ochraně práv obou stran pracovněprávního vztahu. Konkrétně zákon stanoví, že inventarizace musí být provedena při uzavření samotné dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty, tedy hned na počátku smluvního vztahu, aby bylo jasně a prokazatelně zdokumentováno, v jakém stavu a v jaké hodnotě byly zaměstnanci hodnoty svěřeny. Dále pak musí být inventarizace provedena při zániku závazku z této dohody, tedy tehdy, když smluvní vztah z jakéhokoli důvodu končí, při situaci, kdy zaměstnanec přestává dočasně nebo trvale vykonávat svou původní práci a přechází na práci jinou, při převedení zaměstnance na jiné pracoviště nebo na jinou pracovní pozici v rámci téhož zaměstnavatele, při přeložení zaměstnance k výkonu práce na jiné místo, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, a konečně při skončení pracovního poměru, ať již k němu dochází na základě dohody, výpovědí ze strany zaměstnance nebo zaměstnavatele, okamžitým zrušením pracovního poměru nebo uplynutím doby, na kterou byl pracovní poměr sjednán.
Povinnosti zaměstnavatele při provádění inventarizace
Povinnost zajistit řádné provedení inventarizace leží primárně na zaměstnavateli, který jako organizátor pracovního procesu disponuje dostatečnými prostředky, personálním zázemím a organizačními kapacitami k tomu, aby inventarizaci naplánoval, provedl a zdokumentoval ve všech zákonem požadovaných situacích. Zaměstnavatel je povinen inventarizaci provést vždy před tím, než dojde k zásadní změně v pracovním zařazení zaměstnance, který je nositelem odpovědnosti za svěřené hodnoty, a to zejména před skončením jeho pracovního poměru, přičemž nesplnění této povinnosti může mít závažné právní důsledky pro zaměstnavatele samotného. Pokud by zaměstnavatel inventarizaci před skončením pracovního poměru zaměstnance nebo před jeho převedením na jinou práci neprovede, zbavuje se tím prakticky možnosti prokázat existenci schodku a jeho výši, neboť bez řádně provedené a zdokumentované inventarizace nelze případný nárok na náhradu schodku vůči zaměstnanci úspěšně uplatnit. Zaměstnavatel by měl inventarizaci plánovat s dostatečným předstihem, zajistit přítomnost příslušných zaměstnanců a pečlivě výsledky inventarizace písemně zdokumentovat, přičemž výsledný inventarizační zápis by měl být podepsán všemi zúčastněnými stranami jako důkaz o skutečném stavu svěřených hodnot ke dni provedení inventarizace.
Povinnosti zaměstnance při inventarizaci a vyúčtování svěřených hodnot
Nejen zaměstnavatel, ale i zaměstnanec sám nese v souvislosti s inventarizací svěřených hodnot určité zákonné povinnosti, jejichž splnění je v prvé řadě v jeho vlastním zájmu, protože jejich zanedbání může mít pro zaměstnance velmi nepříznivé finanční a právní důsledky. Zaměstnanec je povinen svěřené hodnoty řádně vyúčtovat a vrátit zaměstnavateli vždy, kdy má zaniknout jeho závazek z dohody o odpovědnosti, tedy zejména při ukončení pracovního poměru, převedení na jinou práci nebo přeložení na jiné pracoviště. Jedná se o aktivní povinnost zaměstnance, nikoli pouze o pasivní účast na inventarizaci prováděné zaměstnavatelem, což znamená, že zaměstnanec by měl sám proaktivně dbát na to, aby inventarizace byla provedena včas a řádně, a to ještě před tím, než fakticky předá svěřené hodnoty svému nástupci nebo než opustí dosavadní pracovní pozici. Pokud by zaměstnanec svěřené hodnoty bez řádného vyúčtování a provedení inventarizace pouze předal jiné osobě a následně by byl při pozdější inventarizaci zjištěn schodek, mohl by být k náhradě tohoto schodku vyzván původní zaměstnanec, přestože hodnoty fakticky již v jeho dispozici nejsou, neboť jeho odpovědnost z dohody dosud formálně nezanikla.
Právo a povinnost zaměstnance požádat o provedení inventarizace
Zákon výslovně přiznává zaměstnanci právo požádat zaměstnavatele o provedení inventarizace v situacích, kdy dochází k zásadní změně v jeho pracovním zařazení, a dokonce lze toto právo interpretovat jako faktickou povinnost zaměstnance jednat aktivně v zájmu ochrany svých vlastních práv a zájmů. Zaměstnanec, který má být převeden na jinou práci, přeložen na jiné pracoviště nebo jehož pracovní poměr se blíží ke svému konci, by měl co nejdříve poté, co se o takové plánované změně dozví, písemně požádat zaměstnavatele o provedení inventarizace svěřených hodnot, aby bylo transparentně a nezpochybnitelně doloženo, v jakém stavu svěřené hodnoty předává. Toto právo a povinnost zaměstnance vychází ze základního principu právní jistoty a ochrany zaměstnance před neodůvodněnými nároky zaměstnavatele, neboť pokud by inventarizace provedena nebyla a zaměstnanec by svěřené hodnoty předal bez řádného protokolu, mohl by být v budoucnu konfrontován s tvrzením zaměstnavatele nebo jeho nástupce, že hodnoty byly předány v nedostatečném stavu nebo že chybí určitá část svěřeného majetku. Písemná žádost zaměstnance o provedení inventarizace je tedy klíčovým ochranným nástrojem, který by zaměstnanec neměl v žádném případě opomíjet.
Riziko přetrvávající odpovědnosti zaměstnance po změně pracovního zařazení
Jedním z nejzávažnějších a v praxi bohužel poměrně přehlíženým aspektem dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty je skutečnost, že tato odpovědnost nezaniká automaticky okamžikem, kdy zaměstnanec přestane fakticky vykonávat práci, při níž mu byly hodnoty svěřeny, ale trvá i nadále po dobu, kdy vykonává jinou práci nebo byl převeden na jinou pracovní pozici, pokud formálně nedošlo k zániku závazku z dohody. Odpovědnost zaměstnance tak může přetrvávat i v situacích, kdy zaměstnanec fakticky žádné svěřené hodnoty v rámci nové pracovní pozice nespravuje a neměl by tedy žádnou reálnou možnost případný schodek způsobit nebo mu předcházet, což může být z pohledu zaměstnance krajně nevýhodné a nespravedlivé. Toto riziko je možné eliminovat pouze tehdy, pokud zaměstnanec před svým převedením na jinou práci nebo přeložením na jiné pracoviště písemně požádá zaměstnavatele o odstoupení od dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty, přičemž tato písemná žádost o odstoupení je nezbytnou podmínkou pro zánik závazku z dohody, a bez ní odpovědnost zaměstnance nadále trvá bez ohledu na faktické okolnosti jeho pracovního zařazení.
Důsledky nepodání písemné žádosti o odstoupení od dohody
Pokud zaměstnanec opomene před svým převedením na jinou práci nebo přeložením na jiné pracoviště písemně požádat zaměstnavatele o odstoupení od dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty, vystavuje se tím značnému právnímu a finančnímu riziku, neboť jeho odpovědnost za případný schodek na svěřených hodnotách trvá i nadále po dobu, kdy již fakticky svěřené hodnoty nespravuje. V takovém případě platí, že pokud bude při nejbližší inventarizaci, která bude provedena až po odchodu zaměstnance z dané pracovní pozice, zjištěn schodek, může být tento schodek přičítán právě tomuto zaměstnanci, přestože v době provedení inventarizace již na dané pozici nepracuje a svěřené hodnoty spravuje jeho nástupce nebo někdo jiný. Zaměstnanec by se pak ocitl v obtížné situaci, kdy by musel prokazovat, že schodek nevznikl v době, kdy on byl za svěřené hodnoty odpovědný, ale až poté, neboť břemeno důkazní by mohlo být z části na jeho straně a prokázání takové skutečnosti zpětně může být velmi složité nebo dokonce nemožné bez předchozí inventarizace provedené při odchodu zaměstnance z dané pozice.
Praktická doporučení pro zaměstnance a zaměstnavatele
Z výše uvedených skutečností vyplývá, že jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci, kteří jsou účastníky dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty, by měli věnovat otázkám inventarizace a formálního zániku závazku z dohody maximální pozornost a nikdy tuto oblast nepodceňovat. Pro zaměstnavatele je klíčové zavést interní procesy a směrnice, které zajistí automatické provedení inventarizace vždy, kdy nastane zákonem předvídaná situace, a to s dostatečným předstihem tak, aby výsledky inventarizace bylo možné řádně zdokumentovat a případné nesrovnalosti řešit ještě v době, kdy je zaměstnanec, za jehož působení případný schodek mohl vzniknout, stále přítomen a dostupný. Pro zaměstnance pak platí zásada, že nikdy by neměli svěřené hodnoty předávat jiné osobě bez předchozí inventarizace a podepsání předávacího protokolu, a pokud zaměstnavatel inventarizaci sám neprovede, měli by sami písemně požádat o její provedení a v případě potřeby i o formální odstoupení od dohody o odpovědnosti, aby se ochránili před případnými budoucími nároky ze strany zaměstnavatele, které by mohly jejich finanční situaci vážně ohrozit.
