Kdy zaměstnavatel musí vydat potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří?
V současné době, kdy vstoupila v platnost nová legislativní úprava týkající se povinného příspěvku na spoření na stáří pro zaměstnance vykonávající rizikové práce, se zaměstnavatelé musí vypořádat s celou řadou nově vzniklých povinností a administrativních úkonů. Tyto povinnosti se bezprostředně týkají především těch zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají pracovníky konající takzvanou rizikovou práci, která je na základě platných právních předpisů zařazena do třetí skupiny rizikovosti, což představuje nejvyšší stupeň pracovního rizika. V rámci této nové právní úpravy vzniká zaměstnavatelům nejen základní povinnost finančně přispívat na spoření svých zaměstnanců na stáří, ale také celá řada souvisejících administrativních a informačních povinností, které musí být řádně a včas splněny.
Informační povinnost vůči zaměstnancům
Jednou z prvních a zásadních povinností, kterou musí zaměstnavatel splnit v souvislosti s nově zavedeným příspěvkem na spoření na stáří, je povinnost řádně a včas informovat všechny dotčené zaměstnance o tom, že jim na základě charakteru jimi vykonávané práce vznikl nárok na tento specifický finanční příspěvek. Tato informační povinnost má zásadní význam, protože zaměstnanci musí být plně seznámeni se svými právy a nároky vyplývajícími z pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatel by měl zaměstnance informovat jasně, srozumitelně a v dostatečném předstihu, aby si mohli řádně uplatnit své nároky a případně učinit potřebná rozhodnutí týkající se jejich budoucího finančního zabezpečení ve stáří.
Povinnost vystavit potvrzení o placení příspěvku
Kromě samotné informační povinnosti vzniká zaměstnavateli také velmi konkrétní administrativní povinnost, a tou je vystavení oficiálního jednorázového potvrzení o zaplacení povinného příspěvku na spoření na stáří. Toto potvrzení má charakter důležitého dokladu, který prokazuje, že zaměstnavatel plní své zákonné povinnosti vůči zaměstnanci a že příspěvek byl skutečně řádně a v požadované výši odeslán na příslušný účet nebo do příslušného penzijního produktu zaměstnance. Jedná se o formální dokument, který by měl obsahovat všechny podstatné informace o výši příspěvku, datu jeho zaplacení, identifikačních údajích zaměstnavatele i zaměstnance a dalších relevantních skutečnostech, které mohou být pro zaměstnanca důležité pro jeho budoucí dokumentaci a případné uplatňování nároků.
Podmínky vzniku povinnosti vystavit potvrzení
Je velmi důležité zdůraznit, že povinnost vystavit potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří vzniká zaměstnavateli pouze v těch případech, kdy zaměstnavatel svému zaměstnanci, který vykonává příslušnou rizikovou práci zařazenou do třetí skupiny rizikovosti, tento povinný příspěvek skutečně poskytuje a hradí. Podstatné je uvědomit si, že tento příspěvek není automaticky náležejícím plněním, které by vznikalo bez dalšího, ale jedná se o specifický příspěvek, který je vázán na splnění zákonných podmínek a na skutečné vykonávání rizikové práce příslušné kategorie. Pokud tedy zaměstnanec nevykonává práci zařazenou do třetí skupiny rizikovosti, nebo pokud z jiných zákonných důvodů nárok na tento příspěvek nevzniká, zaměstnavatel samozřejmě nemá povinnost takový příspěvek poskytovat ani vystavovat jakékoliv potvrzení o jeho placení.
Lhůta pro vystavení a předání prvního potvrzení
Zákonná úprava velmi přesně stanovuje časový rámec, ve kterém musí zaměstnavatel splnit svou povinnost vystavit a předat zaměstnanci první potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří. Konkrétně musí zaměstnavatel toto důležité potvrzení vystavit a předat zaměstnanci nejpozději do konce kalendářního měsíce, ve kterém byl povinný příspěvek vůbec poprvé zaplacen na účet zaměstnance nebo do jeho penzijního produktu. To znamená, že pokud zaměstnavatel poprvé zaplatil příspěvek například patnáctého března, musí zaměstnanci vystavit a předat potvrzení o této platbě nejpozději třicátého prvního března téhož roku. Tato lhůta je stanovena imperativně, tedy jako povinná, a zaměstnavatel by ji měl bezpodmínečně dodržet, aby se vyvaroval možných právních komplikací nebo sankcí.
Bezplatnost prvního potvrzení a povinný charakter
Velmi důležitým aspektem celé této právní úpravy je skutečnost, že první potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří musí být zaměstnanci poskytnuto zcela bezplatně a bezpodmínečně. Zaměstnavatel nemá právo požadovat od zaměstnance jakoukoli úhradu nákladů spojených s vystavením tohoto prvního potvrzení, a to ani v symbolické výši. Jedná se o základní zákonnou povinnost zaměstnavatele, která je součástí jeho obecných povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů, a proto musí být splněna na náklady zaměstnavatele bez jakéhokoli finančního zatížení zaměstnance. Tato bezplatnost prvního potvrzení je stanovena zákonem a má zajistit, aby zaměstnanci měli přístup k dokumentaci o svých právech bez jakýchkoli finančních překážek.
Situace ztráty původního potvrzení zaměstnancem
Může samozřejmě nastat situace, kdy zaměstnanec z různých důvodů původní potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří ztratí, poškodí nebo mu bude odcizeno, případně může nastat jiná okolnost, kdy bude zaměstnanec potřebovat získat nové vyhotovení tohoto důležitého dokladu. V takových případech má zaměstnanec plné právo obrátit se na svého zaměstnavatele s žádostí o vydání nového potvrzení, které bude mít stejnou právní sílu jako potvrzení původní. Zaměstnavatel je povinen na takovou žádost zaměstnance reagovat a nové potvrzení mu vystavit, nicméně v tomto případě již platí jiná pravidla, pokud jde o úhradu nákladů spojených s jeho vyhotovením.
Úhrada nákladů za druhé a další potvrzení
Zatímco první potvrzení o placení příspěvku na spoření na stáří musí být zaměstnanci poskytnuto zcela bezplatně, situace je odlišná v případě, kdy zaměstnanec žádá o vydání druhého nebo dalšího vyhotovení tohoto potvrzení, například právě z důvodu ztráty původního dokumentu. V takovém případě již zaměstnavatel není povinen nést náklady spojené s vystavením nového potvrzení na své náklady, ale naopak má vůči zaměstnanci právo na náhradu účelně vynaložených nákladů, které mu v souvislosti s vyhotovením a vydáním takového druhopisu nebo dalšího opisu vzniknou. Jedná se tedy o druhé a každé další potvrzení, které již bude pro zaměstnance zpoplatněno, a to právě ve výši těchto účelně vynaložených nákladů zaměstnavatele.
Vymezení účelně vynaložených nákladů
Pod pojmem účelně vynaložené náklady, na jejichž náhradu má zaměstnavatel právo při vydávání druhého a dalších potvrzení, se rozumí veškeré náklady, které zaměstnavateli objektivně a prokazatelně vzniknou v souvislosti s administrativním procesem vyhotovení nového potvrzení. Může se jednat například o náklady na kancelářské potřeby, tiskové materiály, případně poštovné, pokud je potvrzení zasíláno zaměstnanci poštou, nebo náklady na pracovní čas zaměstnanců zaměstnavatele, kteří se podílejí na přípravě a vystavení tohoto dokumentu. Důležité je, že tyto náklady musí být skutečně účelně vynaložené, což znamená, že musí být přiměřené a nezbytné pro splnění účelu, a zaměstnavatel by měl být schopen jejich výši doložit a odůvodnit, pokud by o tom vznikl spor mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem
