Kniha úrazů se povede dál, i přes povinný elektronický záznam o úrazu
Kniha úrazů, která představuje tradiční a osvědčený nástroj pro evidenci pracovních úrazů na pracovišti, bude i nadále pokračovat ve své důležité funkci, a to i přes skutečnost, že od ledna roku 2026 vstoupí v platnost nová povinnost zaměstnavatelů vytvářet a odesílat elektronický záznam o pracovním úrazu prostřednictvím digitálních komunikačních kanálů. Tato změna v legislativě sice přináší modernizaci a digitalizaci procesu hlášení pracovních úrazů státním orgánům, nicméně nijak neruší ani nenahrazuje klasickou knihu úrazů, kterou musí zaměstnavatelé nadále pečlivě vést a udržovat v aktuálním stavu. Jedná se tedy o situaci, kdy oba systěmy evidence budou existovat paralelně vedle sebe a budou se navzájem doplňovat, přičemž každý z nich plní svou specifickou a nezastupitelnou roli v celkovém systému ochrany zaměstnanců a dokumentace pracovních úrazů.
Nová povinnost elektronického hlášení od roku 2026
S účinností od ledna roku 2026 vstoupí v platnost zásadní změna v oblasti oznamování pracovních úrazů ze strany zaměstnavatelů, která spočívá v tom, že všichni zaměstnavatelé napříč Českou republikou budou nově a povinně vykazovat a nahlašovat úrazy svých zaměstnanců výhradně elektronickou cestou, bez možnosti využití tradičních papírových formulářů nebo jiných analogových metod komunikace. Tato nová povinnost konkrétně znamená, že zaměstnavatelé budou muset vytvářet elektronický záznam o každém hlášeném pracovním úrazu na speciálně k tomuto účelu vytvořeném a standardizovaném elektronickém formuláři, který bude dostupný na oficiálním internetovém portálu Státního úřadu inspekce práce, který je hlavním kontrolním orgánem v oblasti pracovněprávních vztahů a bezpečnosti práce v České republice. Tento elektronický dokument, po řádném vyplnění všech požadovaných údajů a náležitostí, bude následně odeslán rovněž elektronickou cestou, přičemž systém je nastaven tak, aby se záznam automaticky a bez nutnosti dalších manuálních zásahů dostal k příslušnému oblastnímu inspektorátu práce, který má v kompetenci danou lokalitu nebo region, kde k pracovnímu úrazu došlo.
Zachování povinnosti vedení knihy úrazů
Je naprosto zásadní a důležité zdůraznit, že výše popsaný nový elektronický systém hlášení pracovních úrazů státním orgánům v žádném případě nezruší, nenahradí ani nezpochybní existenci a význam takzvaných knih úrazů, které představují interní evidenční systém zaměstnavatele a které mají zaměstnavatelé podle platné právní úpravy stále povinnost řádně a systematicky vést na svých pracovištích. Kniha úrazů si tedy zachová své postavení jako základní evidenční nástroj pro zaznamenávání všech pracovních úrazů, které se stanou zaměstnancům během výkonu jejich pracovních povinností nebo v přímé souvislosti s nimi, a to bez ohledu na jejich závažnost, rozsah následků nebo délku pracovní neschopnosti, která z nich vyplývá. Tato povinnost vést knihu úrazů zůstává nedotčena zavedením elektronického systému hlášení, což v praxi znamená, že zaměstnavatelé budou muset plnit obě povinnosti současně – tedy vést interní evidenci v knize úrazů a zároveň v případech stanovených zákonem elektronicky hlásit úrazy příslušným státním orgánům.
Rozsah evidence v knize úrazů
Trvalá a nepřerušená povinnost vést takzvanou knihu úrazů se vztahuje na úplně všechny případy pracovních úrazů, které se na pracovišti zaměstnavatele vyskytnou, a to počínaje těmi nejdrobnějšími, banálními a zdánlivě bezvýznamnými incidenty, jako jsou například malé škrábance, lehké odřeniny nebo drobné pohmožděniny, až po ty nejzávažnější, nejnebezpečnější a potenciálně život ohrožující úrazy, které mohou mít pro postiženého zaměstnance fatální následky, dlouhodobé zdravotní komplikace nebo dokonce mohou vést k trvalému poškození zdraví či v nejhorším případě i k úmrtí. V knize úrazů musí být zaznamenán absolutně každý úraz, který splňuje definici pracovního úrazu podle právních předpisů, bez ohledu na to, zda vyžaduje lékařské ošetření, zda způsobil pracovní neschopnost, nebo zda měl jen minimální dopad na zdravotní stav zaměstnance. Tato komplexní evidence slouží nejen pro statistické účely a analýzu bezpečnostní situace na pracovišti, ale také jako důležitý důkazní prostředek v případných sporech o uznání úrazu jako pracovního či při řešení případných nároků zaměstnance vyplývajících z pracovního úrazu.
Rozdíl mezi hlášením úřadům a interní evidencí
Je velmi důležité a zásadní rozlišovat mezi povinností vést komplexní interní evidenci všech pracovních úrazů v knize úrazů na jedné straně a povinností hlásit určité kategorie úrazů příslušným státním úřadům a orgánům na straně druhé, protože tyto dvě povinnosti se vztahují na různé skupiny úrazů a mají odlišné účely a dopady. U méně závažných, menších a lehčích pracovních úrazů, které si nevyžádají pracovní neschopnost zaměstnance delší nebo rovnou třem kalendářním dnům, tedy u takových úrazů, po kterých je postižený zaměstnanec schopen se vrátit k výkonu své práce nejpozději třetí den následující po dni, kdy k úrazu došlo, nemusí zaměstnavatel tento úraz formálně a oficiálně hlásit příslušným státním úřadům, konkrétně inspektorátu práce nebo jiným kompetentním orgánům. Nicméně i přesto, že u těchto lehčích úrazů odpadá povinnost externího hlášení státním institucím, úraz rozhodně nezůstává neevidovaný nebo zapomenutý, ale naopak musí být řádně, přesně a detailně zapsán do interní evidence zaměstnavatele, tedy do již zmiňované knihy úrazů, kde zůstane trvale zachován pro budoucí potřeby, kontroly, statistiky a případné další využití.
Povinné náležitosti záznamu v knize úrazů
V knize úrazů musí být u každého zaznamenaného případu pracovního úrazu vždy povinně a bez výjimky uvedeny určité základní a nezbytné identifikační údaje a informace, přičemž kromě zcela elementárních osobních údajů postiženého, jako jsou jeho celé jméno a příjmení, které slouží k jednoznačné identifikaci zraněného zaměstnance, musí být do knihy úrazů zaznamenáno také přesné datum, kdy k pracovnímu úrazu došlo, včetně uvedení konkrétního dne, měsíce a roku, a dále také přesný čas úrazu, nejlépe s uvedením hodin a minut, kdy k nehodě nebo úrazu došlo, což může být velmi důležité pro následné vyšetřování okolností úrazu a rekonstrukci úrazového děje. Dalšími nezbytnými údaji, které musí být v knize úrazů bezpodmínečně zaznamenány, jsou přesná specifikace a popis místa, kde k pracovnímu úrazu došlo, přičemž by mělo být uvedeno jak obecné označení pracoviště nebo provozovny, tak i konkrétní lokalizace v rámci objektu, například číslo haly, označení dílny, patra, místnosti nebo venkovního prostoru, kde se úrazová událost odehrála.
Podrobnosti o okolnostech úrazu
Kromě základních identifikačních údajů a časoprostorového určení musí záznam v knize úrazů obsahovat také podrobný popis činnosti, pracovní operace nebo úkonu, při jehož výkonu nebo v jehož přímé souvislosti k pracovnímu úrazu došlo, což znamená, že musí být zaznamenáno, co přesně postižený zaměstnanec v okamžiku úrazu dělal, jakou práci vykonával, zda se jednalo o jeho běžnou pracovní činnost nebo o mimořádný úkol, a jaké nástroje, stroje nebo zařízení při tom používal. Dále musí být v knize úrazů přesně a detailně specifikován druh zranění a typ úrazu, tedy charakter poškození zdraví, které zaměstnanec utrpěl, a také konkrétní označení zraněné části těla, tedy anatomické lokalizace zranění, přičemž by mělo být uvedeno například, zda se jedná o zranění horní nebo dolní končetiny, hlavy, trupu, zda jde o zlomeninu, řeznou ránu, popáleninu, podvrtnutí, pohmoždění nebo jiný typ poranění, což jsou informace klíčové pro zdravotnickou dokumentaci i pro statistické vyhodnocení úrazovosti na pracovišti.
Analýza příčin a okolností
Velmi důležitou a nezastupitelnou součástí každého záznamu v knize úrazů musí být také komplexní a podrobný popis celého úrazového děje, tedy chronologický a faktografický popis toho, jak přesně k pracovnímu úrazu došlo, jaká byla posloupnost jednotlivých událostí a činností, které vedly k úrazu, za jakých konkrétních okolností a podmínek k němu došlo, co bylo bezprostředním spouštěčem či impulsem pro vznik úrazové situace, a jakým způsobem se úrazový děj vyvíjel od počáteční fáze až po vlastní úraz a jeho důsledky. Součástí tohoto detailního popisu by mělo být také identifikování a zaznamenání zdroje úrazu, tedy konkrétního předmětu, stroje, zařízení, materiálu, substance nebo části prostředí, které bezprostředně způsobilo zranění zaměstnance nebo které bylo hlavním činitelem v úrazovém ději, například konkrétní stroj, nástroj, padající předmět, nebezpečná látka, nechráněná část výrobního zařízení.
