Musí zaměstnanec po pracovní cestě nějak dokládat stravné pro účely náhrad?
Problematika cestovních náhrad, které náleží zaměstnanci při realizaci pracovní cesty, je komplexně upravena v části sedmé zákoníku práce, která představuje základní legislativní rámec pro tuto oblast pracovněprávních vztahů. V rámci této právní úpravy jsou detailně vymezeny jednotlivé druhy cestovních náhrad, podmínky jejich poskytování, způsoby výpočtu a také povinnosti jak na straně zaměstnavatele, tak na straně zaměstnance. Zákoník práce tak vytváří systém pravidel, která mají zajistit, aby zaměstnanec nevynaložil vlastní finanční prostředky v souvislosti s plněním pracovních úkolů mimo své pravidelné pracoviště, a zároveň aby byl spravedlivě kompenzován za případné obtíže spojené s pracovní cestou.
Specifické postavení stravného mezi cestovními náhradami
Stravné představuje jednu z klíčových položek v rámci systému cestovních náhrad, přičemž se jedná o náhradu, která má pokrýt zvýšené náklady zaměstnance na stravování během pracovní cesty mimo jeho běžné místo výkonu práce. Co je mimořádně důležité a co odlišuje stravné od většiny ostatních složek cestovních náhrad, je skutečnost, že stravné patří mezi ty položky, které zaměstnanec vůbec nemusí dokládat žádnými doklady, účtenkami či jinými písemnými důkazy o skutečně vynaložených nákladech. Tato výjimečná charakteristika stravného znamená, že zaměstnanci automaticky náleží stanovená částka stravného při splnění časové podmínky trvání pracovní cesty, a to zcela nezávisle na tom, zda skutečně během pracovní cesty nějaké výdaje na stravování vynaložil, v jaké výši tyto výdaje byly, nebo dokonce zda se vůbec nějakým způsobem stravoval.
Princip paušálního poskytování stravného
Stravné je podle platné právní úpravy obsažené v zákoníku práce vždy poskytováno formou paušální částky, což znamená, že se jedná o pevně stanovenou sumu, která se odvozuje výlučně od délky trvání pracovní cesty a nikoli od skutečných vynaložených nákladů zaměstnance. Tento paušální charakter stravného je postaven na předpokladu, že zaměstnanec, který se nachází na pracovní cestě mimo své běžné místo výkonu práce, nemá možnost využívat svých obvyklých způsobů stravování, které může mít například v místě svého bydliště nebo v blízkosti svého pravidelného pracoviště, a musí se tedy stravovat za podmínek, které jsou zpravidla finančně nákladnější. Zákonodárce tak zvolil praktické řešení spočívající v paušalizaci této náhrady, které eliminuje administrativní zátěž spojenou se sběrem, ověřováním a evidencí dokladů o stravování a zároveň poskytuje zaměstnanci jistotu ohledně výše kompenzace, na kterou může při pracovní cestě určité délky spolehlivě počítat.
Konkrétní výše stravného podle délky pracovní cesty
Pro ilustraci praktického fungování systému poskytování stravného lze uvést konkrétní příklady platné pro rok 2025, kdy zákonodárce stanovil minimální sazby stravného odstupňované podle toho, jak dlouho pracovní cesta fakticky trvá. Pokud pracovní cesta zaměstnance, který je zaměstnáván v soukromé sféře (tedy mimo státní správu a veřejný sektor), trvá v časovém rozmezí mezi pěti až dvanácti hodinami, náleží tomuto zaměstnanci stravné v minimální výši 148 korun českých za uvedený pracovní den. V případě, že pracovní cesta stejného zaměstnance bude časově náročnější a bude trvat déle než dvanáct hodin, avšak nepřesáhne osmnáct hodin, posune se nárok zaměstnance na vyšší částku, konkrétně na stravné ve výši 225 korun českých za daný kalendářní den. Pro ještě delší pracovní cesty, které přesáhnou osmnáct hodin, pak samozřejmě existují další vyšší sazby stravného, které odpovídajícím způsobem reflektují zvýšenou délku pracovní cesty a s ní spojené větší zatížení zaměstnance.
Odlišení stravného od reprezentačních výdajů
Je nezbytné správně rozlišovat mezi stravným jako cestovní náhradou poskytovanou zaměstnanci a reprezentačními výdaji, které mají zcela odlišnou povahu a daňový režim. Pokud je součástí služební cesty například obchodní oběd s obchodním partnerem, s potenciálním klientem nebo s jinou osobou v rámci obchodních jednání, nejedná se o situaci, kdy by zaměstnanci náleželo stravné jako cestovní náhrada, ale o výdaj, který je nutné kvalifikovat jako náklad na reprezentaci zaměstnavatele. Tyto výdaje na reprezentaci, kam patří právě náklady na obchodní obědy, večeře či jiné formy pohostinství obchodních partnerů, jsou podle daňových předpisů vždy daňově neuznatelné, což znamená, že si je zaměstnavatel nemůže zahrnout do daňově uznatelných nákladů, které by snižovaly jeho základ daně z příjmů. Tento rozdíl je klíčový jak z hlediska účetního zachycení těchto nákladů, tak z hlediska daňových dopadů pro zaměstnavatele.
Volnost zaměstnavatelů v soukromém sektoru
Zaměstnavatelé působící v oblasti soukromé sféry mají výrazně větší flexibilitu při stanovování výše stravného ve srovnání se zaměstnavateli ve státní sféře, protože zákon pro ně na rozdíl od veřejného sektoru nestanoví žádnou horní hranici stravného, které mohou svým zaměstnancům na pracovních cestách poskytnout. Zatímco zákonné minimum musí být vždy respektováno, horní limit je pro soukromý sektor zcela otevřený, což umožňuje zaměstnavatelům pružně reagovat na specifické potřeby jejich byznysu, na úroveň životních nákladů v různých destinacích pracovních cest a také využívat poskytování nadstandardního stravného jako jednoho z motivačních nástrojů pro své zaměstnance. Tato svoboda však s sebou nese také určité povinnosti a odpovědnost za transparentní a spravedlivé nastavení systému cestovních náhrad.
Nutnost vnitřního předpisu zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel, a to zejména v oblasti soukromé sféry, by měl mít vypracovaný a řádně implementovaný vnitřní předpis, směrnici nebo jiný normativní dokument, ve kterém precizně a srozumitelně stanoví konkrétní výši stravného pro různé délky pracovních cest a zároveň detailně upraví všechny podmínky pro poskytování cestovních náhrad svým zaměstnancům. Tento vnitřní předpis by měl obsahovat nejen výše jednotlivých druhů cestovních náhrad, ale také postupy pro vykazování pracovních cest, lhůty pro podávání žádostí o proplacení cestovních náhrad, formu dokumentace, která je vyžadována, a další praktické informace, které zaměstnanci potřebují znát před vykonáním pracovní cesty i po jejím ukončení. Existence takového vnitřního předpisu přispívá k právní jistotě všech zúčastněných stran, minimalizuje prostor pro případné spory a nedorozumění a zajišťuje jednotný a konzistentní přístup ke všem zaměstnancům.
Dodržování zásad rovného zacházení
Při poskytování cestovních náhrad, včetně stravného, musí zaměstnavatel bezpodmínečně dbát na dodržování zákazu diskriminace a na uplatňování pravidel rovného zacházení se zaměstnanci, což jsou fundamentální principy pracovního práva zakořeněné v ústavním pořádku a v mezinárodních smlouvách o lidských právech. To konkrétně znamená, že zaměstnavatel nesmí při stanovování výše cestovních náhrad ani při jejich faktickém poskytování jakýmkoli způsobem diskriminovat zaměstnance na základě jejich pohlaví, rasového nebo etnického původu, náboženství, věku, zdravotního postižení, sexuální orientace nebo jakéhokoli jiného diskriminačního důvodu. Všichni zaměstnanci, kteří se nacházejí ve srovnatelné situaci, tedy vykonávají pracovní cesty stejné nebo podobné délky a charakteru, musí mít nárok na stejnou výši cestovních náhrad, pokud vnitřní předpis zaměstnavatele nestanoví objektivně odůvodněné rozdíly například podle náročnosti pracovního zařazení, specifických podmínek destinace pracovní cesty nebo jiných legitimních kritérií, která nemají diskriminační charakter a jsou věcně odůvodnitelná potřebami zaměstnavatele.
