Na co dávat pozor při elektronické archivaci firemních dokumentů?
Elektronická archivace představuje v současné době jeden z nejprogresivnějších a nejefektivnějších způsobů, jak spravovat firemní dokumentaci v digitálním věku. Tento moderní přístup k uchovávání důležitých podnikových dat přináší firmám celou řadu nezanedbatelných výhod, které výrazně překonávají tradiční papírové archivační systémy. Mezi ty nejzásadnější benefity bezesporu patří možnost archivovat skutečně obrovské množství dokumentů, aniž by bylo nutné investovat do nákladných fyzických prostor, které by jinak musely být věnovány skladování papírových dokumentů. Tato úspora se netýká pouze počátečních investic do prostor samotných, ale také průběžných nákladů spojených s jejich udržováním, vytápěním, osvětlením, zabezpečením a dalšími provozními výdaji, které mohou v dlouhodobém horizontu představovat značnou finanční zátěž pro podnikatelské subjekty.
Přehlednost a dostupnost digitálních archivů
Další nesmírně cennou výhodou elektronické archivace je výrazně vyšší přehlednost celého systému a rychlá dostupnost všech uložených údajů, která je prakticky okamžitá díky pokročilým vyhledávacím funkcím a indexování dokumentů. Zatímco v případě tradiční papírové archivace může vyhledání konkrétního dokumentu trvat hodiny nebo dokonce dny, v elektronickém systému stačí zadat několik klíčových slov a požadovaný dokument se objeví během několika sekund. Kromě těchto hlavních výhod nabízí elektronická archivace také řadu dalších přínosů, jako je možnost sdílení dokumentů mezi více uživateli současně, automatické zálohování dat, ochrana před fyzickým poškozením dokumentů požárem nebo povodní, úspora času při správě dokumentace a v neposlední řadě také pozitivní dopad na životní prostředí díky snížení spotřeby papíru a tiskových materiálů.
Pravidla a legislativní požadavky
Na straně druhé je však naprosto nezbytné si uvědomit, že elektronická archivace není jen prosté nahrání dokumentů do počítače a jejich ponechání kdesi na disku nebo v cloudovém úložišti. Tento systém má svá přísná pravidla a zákonné požadavky, na které musí firmy důsledně dbát a které je nutné bedlivě dodržovat, aby nehrozila například pokuta od příslušných kontrolních orgánů za předčasnou a tedy zcela neoprávněnou skartaci důležitých dokumentů. Tyto sankce mohou být velmi citelné a mohou ohrozit nejen finanční stabilitu firmy, ale také její dobré jméno a důvěryhodnost v očích obchodních partnerů a zákazníků. Proto je klíčové znát všechna specifická pravidla a postupy, které se k elektronické archivaci vztahují, a implementovat je do firemních procesů takovým způsobem, aby byla zajištěna plná soulad s platnou legislativou.
Skartační lhůty a jejich důležitost
Nejdůležitější informací, kterou musí každá firma zabývající se elektronickou archivací bezpodmínečně znát a důsledně respektovat, je přesná délka zákonné lhůty, po kterou je nutné jednotlivé typy dokumentů uchovávat, a také okamžik, kdy je možné a správné tyto dokumenty skartovat. V prostředí elektronické archivace skartace znamená nevratné a definitivní smazání příslušného dokumentu včetně všech případných doplňujících informací, metadat, příloh a dalších souvisejících dat, které k danému dokumentu náleží. Zákonné lhůty pro uchovávání různých typů dokumentů se mohou velmi výrazně lišit v závislosti na charakteru a významu daného dokumentu. Některé dokumenty, jako například určité typy účetních dokladů nebo běžné korespondence, je nutné archivovat relativně krátkou dobu, typicky tři roky od jejich vzniku nebo od konce účetního období, ke kterému se vztahují.
Dlouhodobé a trvalé uchovávání dokumentů
Na druhé straně spektra se nacházejí dokumenty, které je nezbytné uchovávat po mnohem delší období, v některých případech dokonce desítky let, což klade zvláštní nároky na stabilitu a spolehlivost zvoleného archivačního systému. Existují dokonce i specifické typy dokumentů, které mají mimořádnou historickou, právní nebo společenskou hodnotu, a proto musí být v některých přesně definovaných případech uchovány zcela trvale, tedy bez jakéhokoli časového omezení. Tato povinnost trvalého uchovávání se může týkat například některých důležitých zakládacích listin společnosti, významných smluv strategického charakteru, dokumentů týkajících se nemovitého majetku, historicky cenných záznamů o vývoji firmy, nebo dokumentů souvisejících s důležitými právními případy, které mohou mít dlouhodobý dopad na fungování organizace. Je tedy zřejmé, že správné určení skartační lhůty pro každý jednotlivý dokument je kritickou součástí procesu elektronické archivace.
Autenticita a neměnnost dokumentů
Další naprosto klíčovou záležitostí, na kterou je nutné při elektronickém uchovávání dokumentů neustále důsledně dbát a kterou nelze v žádném případě podcenit, je povinnost zajistit jejich naprostou neměnnost a autenticitu po celou dobu jejich povinného uchovávání. K tomuto účelu slouží specializovaná technická opatření, zejména pak opatření těchto dokumentů kvalifikovaným časovým razítkem, které garantuje, že dokument existoval v určité podobě v konkrétním okamžiku a že od té doby nebyl žádným způsobem pozměněn. Kvalifikované časové razítko je elektronický důkazní prostředek, který vytváří akreditovaný poskytovatel kvalifikované důvěryhodné služby a který spojuje data v elektronické podobě s konkrétním časovým okamžikem tak, že je zajištěno, že daná data v této podobě existovala před daným časovým okamžikem. Toto opatření je nezbytné zejména u dokumentů, které mohou mít v budoucnu právní důkazní hodnotu, jako jsou smlouvy, faktury, účetní doklady, rozhodnutí statutárních orgánů a podobné klíčové firemní dokumenty.
Rizika předčasné skartace
Povinnou skartaci, což znamená nevratné povinné zlikvidování dokumentu jeho definitivním smazáním ze všech úložišť včetně záložních kopií, je nutné vždy raději předem důkladně dvakrát nebo dokonce vícekrát ověřit, než je tento nevratný akt skutečně proveden a dokument se stane neobnovitelně ztraceným. Tato opatrnost je na místě především proto, že neoprávněné předčasné zničení dokumentů, které ještě měly být ze zákona uchovávány, může vést k uložení velmi citelných pokut ze strany kontrolních orgánů, jako je finanční úřad, archivní správa nebo jiné příslušné instituce. Výše těchto sankcí může dosáhnout až 250 000 korun českých, nebo dokonce až 3 procenta celkové hodnoty aktiv dané firmy, což u větších společností může představovat astronomické částky v řádu milionů korun. Takové finanční postihy mohou vážně ohrozit ekonomickou stabilitu podniku a v extrémních případech mohou dokonce vést až k existenčním problémům společnosti.
Ochrana osobních údajů podle GDPR
Zvláště opatrně, zodpovědně a vždy v absolutním souladu s přísnými pravidly mezinárodní směrnice GDPR (General Data Protection Regulation), která byla implementována do právních řádů všech členských států Evropské unie, je bezpodmínečně nutné zacházet s dokumenty, které obsahují jakékoli osobní údaje fyzických osob. Tato kategorie dokumentů vyžaduje mimořádnou pozornost, protože osobní údaje jsou ze své podstaty citlivé a jejich nesprávné zacházení může mít vážné důsledky jak pro dotčené fyzické osoby, tak pro firmu samotnou. Je třeba implementovat přísná technická a organizační opatření, aby nedošlo k neoprávněnému zneužití těchto údajů třetími stranami, k jejich náhodnému úniku v důsledku nedostatečného zabezpečení, k neoprávněné manipulaci s nimi ze strany nepovolaných osob, nebo k jakémukoli jinému porušení základních principů ochrany osobních údajů, které by mohlo vést nejen k vysokým pokutám od Úřadu pro ochranu osobních údajů, ale také k poškození reputace firmy a ke ztrátě důvěry zákazníků a obchodních partnerů.
