Na co zaměstnavatelé nesmí zapomenout v období za leden až březen 2026?
V prvním čtvrtletí roku 2026 se nové Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů ještě vůbec nepodává, přičemž poprvé se tato nová povinnost uplatní až od 1. dubna 2026, a proto je nezbytné, aby zaměstnavatelé po celou dobu prvního čtvrtletí nadále řádně a pečlivě plnili všechny dosavadní povinnosti, které jim ukládá platná legislativa, a nepodlehli mylnému dojmu, že s blížící se změnou systému jejich stávající povinnosti jakkoliv slábnou nebo zanikají.
Pečlivá evidence zaměstnanců jako základ všech povinností
Jednou z nejzákladnějších a nejdůležitějších povinností, na kterou zaměstnavatelé v průběhu celého prvního čtvrtletí roku 2026 nesmějí za žádných okolností zapomenout, je vedení řádné, přesné, aktuální a úplné evidence všech svých zaměstnanců a veškerých pracovních údajů, které se jich týkají. Tato evidence musí zahrnovat nejen základní identifikační údaje každého zaměstnance, jako jsou jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo nebo adresa trvalého bydliště, ale také veškeré pracovněprávní informace, jako jsou datum nástupu do pracovního poměru, sjednaný druh práce, místo výkonu práce, výše sjednané mzdy nebo platu, rozsah pracovní doby a další skutečnosti, které mají přímý vliv na správné odvádění pojistného a plnění dalších zákonných povinností. Pečlivé vedení evidence zaměstnanců není jen formalitou, ale je faktickým předpokladem pro správné plnění všech ostatních povinností vůči České správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, finančnímu úřadu i úřadu práce, přičemž jakékoliv nepřesnosti nebo opomenutí v evidenci se mohou ve svých důsledcích projevit jako chyby v odvodech pojistného, nesprávné hlášení nebo jiné porušení zákonných povinností, které může být sankcionováno pokutami a dalšími postihy ze strany kontrolních orgánů.
Přihlášení, odhlašování a hlášení změn přes systém e-Podání ONZ
V průběhu prvního čtvrtletí roku 2026, tedy v měsících leden, únor a březen, probíhají veškeré úkony spojené s přihlašováním nových zaměstnanců do systému sociálního pojištění, jejich odhlašováním při skončení pracovního poměru a hlášením veškerých změn, které nastaly v průběhu trvání pracovního poměru, naprosto standardním způsobem, tedy prostřednictvím systému e-Podání, konkrétně prostřednictvím formuláře ONZ, který je zkratkou pro oznámení nástupu do zaměstnání. Tento zavedený a dobře známý systém zůstává v prvním čtvrtletí plně v platnosti a zaměstnavatelé jsou povinni jej využívat přesně tak, jak byli zvyklí v předchozích letech, přičemž jakékoliv zanedbání povinnosti přihlásit nového zaměstnance nebo odhlásit zaměstnance, jehož pracovní poměr skončil, může mít pro zaměstnavatele závažné právní a finanční důsledky. Oznámení nástupu do zaměstnání je přitom nutné podat nejpozději v den nástupu zaměstnance do práce, nikoliv tedy zpětně, a totéž platí i pro odhlášení zaměstnance, které musí být provedeno bez zbytečného odkladu po skončení pracovního poměru, a to vždy v souladu se zákonem stanovenými lhůtami, aby nedocházelo k situacím, kdy je zaměstnanec v systémech státní správy evidován jako pojištěnec u zaměstnavatele i po té době, co jeho zaměstnání fakticky skončilo.
Odvody pojistného a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Další naprosto nezbytnou povinností, na kterou zaměstnavatelé v prvním čtvrtletí roku 2026 nesmějí v žádném případě zapomenout, je včasné a správné placení pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, přičemž tyto odvody se hradí v zákonem stanovených termínech, tedy vždy od prvního do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, za který se pojistné platí. To v praxi znamená, že pojistné za měsíc leden 2026 musí být uhrazeno nejpozději dvacátého února 2026, pojistné za únor 2026 pak nejpozději dvacátého března 2026 a pojistné za měsíc březen 2026 musí být na účet České správy sociálního zabezpečení připsáno nejpozději dvacátého dubna 2026, přičemž v posledně jmenovaném případě se již zaměstnavatelé nacházejí v období, kdy bude spuštěno nové jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, ale samotný odvod pojistného se přesto provádí tímto standardním způsobem. Je naprosto nezbytné, aby zaměstnavatelé věnovali náležitou pozornost správnému výpočtu pojistného, neboť chyby v jeho výpočtu mohou vést k nedoplatkům, za které jsou pak penalizováni úroky z prodlení, nebo naopak k přeplatkům, jejichž vrácení je administrativně náročné a zdlouhavé. Příspěvek na státní politiku zaměstnanosti je součástí celkového odvodu na sociální zabezpečení a platí se ve stejných termínech a stejným způsobem jako samotné pojistné na důchodové a nemocenské pojištění.
Doplnění údajů za první čtvrtletí formulářem JMHZ v dubnu až červnu 2026
Přestože se nový systém Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů, označovaný zkratkou JMHZ, bude poprvé povinně používat od 1. dubna 2026, je velmi důležité vědět, že prostřednictvím tohoto nového formuláře budou zaměstnavatelé muset zpětně doplnit také údaje za měsíce leden, únor a březen 2026, tedy za celé první čtvrtletí, ve kterém ještě povinnost podávat toto hlášení neplatila. Toto zpětné doplnění údajů za první čtvrtletí bude probíhat postupně v měsících dubnu, květnu a červnu roku 2026, a to právě prostřednictvím nového formuláře JMHZ, který bude v té době již povinný pro hlášení aktuálních měsíčních údajů. Právě proto je naprosto zásadní, aby zaměstnavatelé vedli od počátku roku 2026 pečlivou a přesnou evidenci všech zaměstnanců a všech relevantních pracovněprávních a mzdových údajů, protože tyto informace budou následně potřebovat pro správné vyplnění zpětných hlášení prostřednictvím formuláře JMHZ. Pokud by zaměstnavatel zanedbával evidenci v průběhu prvního čtvrtletí s odůvodněním, že v té době ještě není povinnost podávat JMHZ, ocitl by se v dubnu až červnu 2026 ve velmi obtížné situaci, kdy by musel dohledávat a rekonstruovat údaje za uplynulé měsíce, což je zbytečně náročné a rizikové, a navíc hrozí, že zpětná hlášení nebudou podána správně a včas.
Ukončení pracovního poměru zaměstnance před 1. dubnem 2026
Pro zaměstnavatele, u nichž dojde v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026 k ukončení pracovního poměru některého ze zaměstnanců, platí jasná a přehledná pravidla, která se od dosavadní praxe nijak neliší a která je nutné beze zbytku dodržet. Ukončení pracovního poměru zaměstnance, ke kterému dojde před 1. dubnem 2026, se oznamuje prostřednictvím systému e-Podání, konkrétně opět formou oznámení ONZ, tedy stejným způsobem, jakým byl zaměstnanec na počátku svého zaměstnání přihlášen do systému sociálního pojištění. Vedle tohoto oznámení přes ONZ je zaměstnavatel povinen zajistit také vyhotovení evidenčního listu důchodového pojištění, který je klíčovým dokumentem zachycujícím pracovní historii zaměstnance pro účely budoucího přiznání důchodu, přičemž tento evidenční list se předkládá České správě sociálního zabezpečení na základě její výzvy, a to ve lhůtě osmi dnů od doručení takové výzvy. Zaměstnavatelé si musejí být vědomi toho, že řádné vyhotovení a předložení evidenčního listu důchodového pojištění není jen administrativní formalitou, ale má přímý a zásadní dopad na práva zaměstnance v oblasti důchodového zabezpečení, a proto jakékoliv chyby nebo opomenutí v tomto dokumentu mohou způsobit zaměstnanci vážné komplikace při budoucím uplatňování jeho nároků na důchod.
Doplnění dodatečných údajů přes nový registr zaměstnanců od dubna 2026
Od 1. dubna 2026, kdy bude spuštěn nový systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů, bude zaměstnavatelům k dispozici také nový registr zaměstnanců, prostřednictvím kterého bude možné doplňovat veškeré případné dodatečné nebo chybějící údaje, které nebyly z různých důvodů zaevidovány nebo správně vykázány v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026. Tento nový registr zaměstnanců představuje součást modernizace celého systému komunikace mezi zaměstnavateli a státními institucemi a jeho zavedení má přinést větší přehlednost, efektivitu a snížení administrativní zátěže pro zaměstnavatele, i když zejména v přechodném období bude vyžadovat pečlivou přípravu a zvýšenou pozornost ze strany personálních a mzdových pracovníků. Zaměstnavatelé by proto měli již v průběhu prvního čtvrtletí roku 2026 věnovat náležitou pozornost přípravě na přechod na nový systém, a to nejen z hlediska technické připravenosti svých softwarových nástrojů a systémů, ale také z hlediska proškolení příslušných zaměstnanců, kteří budou s novým systémem pracovat, aby přechod od dubna 2026 proběhl co nejhladčeji a bez zbytečných chyb a komplikací, které by mohly vést k sankcím nebo jiným negativním důsledkům ze strany kontrolních orgánů.
