Pokutám za JMHZ zkuste předejít komunikací s úřady a opravou chyb
Pokutám souvisejícím s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatelů, zkráceně JMHZ, se mohou zaměstnavatelé nejlépe pokusit předejít především včasnou přípravou, průběžnou kontrolou údajů a otevřenou komunikací s příslušnými úřady. JMHZ představuje novou povinnost sjednocující část administrativy, kterou musí zaměstnavatelé podle zákona plnit od dubna 2026. Smyslem systému je soustředit vybrané informace o zaměstnancích, pracovních vztazích, změnách a dalších povinných údajích do jednotného elektronického hlášení, což má v dlouhodobém pohledu zjednodušit komunikaci mezi zaměstnavateli a státní správou.
Zavedení nové povinnosti však může být pro zaměstnavatele, mzdové účetní i personální pracovníky náročné. Mnohé firmy si teprve nastavují vnitřní postupy, upravují své mzdové a personální programy a ověřují, jaké údaje mají do systému předávat a v jakých lhůtách. Nejistota může vznikat také při změnách pracovního poměru, nástupu nového zaměstnance, ukončení zaměstnání nebo při opravách dříve odeslaných údajů. Právě proto je důležité nevnímat JMHZ jako jednorázovou administrativní povinnost, ale jako pravidelný proces, který vyžaduje odpovědnost, kontrolu a jasné rozdělení úkolů.
Jaké pokuty mohou hrozit
Za chybné plnění nebo úplné neplnění povinností spojených s JMHZ mohou zaměstnavatelům hrozit sankce, jejichž výše se odvíjí od konkrétního druhu pochybení, jeho závažnosti a okolností daného případu. Podle uvedených pravidel může být za podání hlášení ve špatném formátu nebo po stanovené lhůtě uložena pokuta ve výši 5 000 Kč. Takové pochybení může vzniknout například tehdy, když zaměstnavatel odešle soubor v nepodporovaném formátu, uvede neúplné údaje nebo podání odešle až po uplynutí zákonné lhůty.
Vyšší sankce mohou souviset s opožděným nahlášením změn. V takovém případě může pokuta dosahovat částky od 20 000 Kč do 50 000 Kč. Může jít například o situace, kdy zaměstnavatel včas neoznámí změnu údajů zaměstnance, úpravu pracovního vztahu nebo jinou skutečnost, kterou má podle pravidel systému nahlásit. Za opožděné přihlášení nového zaměstnance do systému může hrozit pokuta až 100 000 Kč. Tato výše ukazuje, že největší pozornost je nutné věnovat zejména nástupům nových pracovníků, protože při jejich zpracování se často setkává více povinností a krátkých zákonných lhůt.
Proč je důležitá komunikace s úřady
Jestliže zaměstnavatel zjistí, že JMHZ podal chybně, neúplně nebo opožděně, neměl by situaci ignorovat ani čekat, zda si chyby někdo všimne. Zásadní je co nejdříve kontaktovat příslušný úřad, zejména Českou správu sociálního zabezpečení, popsat vzniklý problém a zjistit správný postup pro opravu. Aktivní komunikace může pomoci předejít dalším komplikacím, například opakovaným výzvám, nesouladu mezi evidencemi nebo podezření, že zaměstnavatel své povinnosti záměrně obchází.
Zaměstnavatel by měl reagovat také na všechny doručené výzvy a upozornění. Nestačí pouze opravit vlastní interní evidenci, pokud již byla nesprávná data odeslána do systému. V takovém případě je obvykle nutné provést také opravu nebo doplnění samotného hlášení podle předepsaného postupu. Vhodné je uchovávat si doklady o odeslání, potvrzení o přijetí, kopie komunikace s úřady a záznamy o provedených opravách. Taková dokumentace může později prokázat, že zaměstnavatel situaci řešil bez zbytečného odkladu a snažil se své povinnosti napravit.
Prevence a role digitálních nástrojů
Podle účetních a mzdových odborníků je zpravidla lepší povinnost splnit, i když existuje riziko, že v podání bude chyba, a následně ji co nejrychleji opravit, než hlášení vůbec nepodat. Tento přístup samozřejmě neznamená, že lze kontrolu údajů zanedbávat. Zaměstnavatelé by měli před odesláním ověřit zejména identifikační údaje zaměstnanců, data nástupu a skončení pracovního poměru, změny pracovních vztahů, správnost formátu a úplnost všech požadovaných údajů. Současně je vhodné určit konkrétní osobu odpovědnou za odeslání a kontrolu hlášení, aby se předešlo situaci, kdy každý předpokládá, že povinnost splní někdo jiný.
Významnou pomoc mohou představovat kvalitní digitální mzdové a personální programy. Správně nastavený software dokáže upozornit na chybějící údaje, kontrolovat některé formální náležitosti, hlídat termíny a usnadnit přípravu elektronického podání. Samotný program však nemůže vyřešit všechny problémy. Pokud jsou údaje v systému zadány nesprávně, může software pouze odeslat chybně připravená data. Proto je nutné spojit technologické řešení s pravidelnou kontrolou, proškolením zaměstnanců a jasnými interními pravidly. Největší riziko pokut vzniká zejména tehdy, když zaměstnavatel své povinnosti dlouhodobě ignoruje, nereaguje na výzvy nebo se je vědomě snaží obcházet. Včasné podání, rychlá oprava a aktivní spolupráce s úřady proto představují základní kroky, jak riziko sankcí omezit.
