Zmocnění zástupce k podání JMHZ se před dovolenou hodí
Zmocnění zástupce k podání Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele, tedy JMHZ, se může zaměstnavateli před odjezdem na dovolenou velmi hodit. Povinnosti spojené s hlášením je totiž nutné splnit ve stanovené lhůtě, která se automaticky neposouvá jen proto, že je zaměstnavatel, jednatel, účetní nebo jiná odpovědná osoba mimo pracoviště. Pokud by zaměstnavatel na podání zapomněl nebo ho odeslal pozdě, mohl by se vystavit zbytečným komplikacím při komunikaci s příslušnými úřady.
Včasné zajištění povinností
Je proto vhodné řešit zastupování s dostatečným předstihem před plánovanou dovolenou. Zaměstnavatel může zmocnit například mzdovou účetní, daňového poradce, účetní kancelář nebo jinou spolehlivou osobu, která bude schopna JMHZ řádně připravit a včas odeslat. Zástupce by měl mít k dispozici potřebné údaje, přístup k příslušným systémům a jasné pokyny týkající se rozsahu zmocnění i termínů, které je nutné dodržet.
Elektronická správa plných mocí
Nejjednodušší možností je nastavit zmocnění elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Aplikace Správa plných mocí umožňuje zaměstnavateli vytvořit, upravit, případně zrušit udělené zmocnění online. Uživatel je při nastavování veden jednotlivými kroky, takže může přesně určit, koho zmocňuje, pro jaké úkony zmocnění platí a případně také na jak dlouhou dobu se uděluje.
Změny a zrušení zmocnění
Elektronická správa je praktická také v případě, kdy je potřeba původní zmocnění později změnit nebo ukončit. Zaměstnavatel tak může reagovat například na změnu účetní kanceláře, odchod pověřeného zaměstnance nebo návrat k vlastnímu vyřizování povinností. Je však důležité ověřit, zda bylo nové nebo upravené zmocnění skutečně správně odesláno a zaevidováno, aby zástupce mohl úkony provádět bez zbytečných průtahů.
Plná moc v listinné podobě
Druhou možností je využití tiskopisu „Plná moc k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR – zaměstnavatel“. Do formuláře je nutné správně uvést identifikační údaje zaměstnavatele i zmocněnce a zároveň dostatečně přesně vymezit rozsah zmocnění. Pokud má zástupce vyřizovat záležitosti související s JMHZ, měl by být rozsah plné moci formulován tak, aby zahrnoval potřebné úkony vůči ČSSZ.
Elektronické odeslání
Vyplněný tiskopis je třeba odeslat elektronicky na příslušné pracoviště ÚSSZ, případně OSSZ podle příslušnosti. Odeslání je možné provést datovou schránkou nebo prostřednictvím elektronické podatelny s uznávaným elektronickým podpisem. Samotné vyplnění formuláře proto nestačí; zaměstnavatel by měl věnovat pozornost také správnému způsobu doručení a uchovat si potvrzení o odeslání nebo jiný doklad o podání.
Kontrola před odjezdem
Před dovolenou je vhodné zkontrolovat, zda má zástupce skutečně všechna potřebná oprávnění a zda zná termín pro podání JMHZ. Zaměstnavatel by měl zároveň ověřit aktuálnost údajů o zaměstnancích, dostupnost podkladů a funkčnost elektronického přístupu. Taková příprava může předejít situaci, kdy zástupce sice zmocnění obdrží, ale nebude mít k dispozici podklady nebo nebude schopen hlášení včas podat.
Praktické doporučení
Zmocnění zástupce je proto vhodné vyřídit ještě před odjezdem, nikoli až v době, kdy se blíží lhůta pro podání. Včasné nastavení plné moci umožní, aby povinnosti zaměstnavatele pokračovaly bez přerušení i během dovolené. Podrobnější informace k jednotlivým možnostem lze najít na webu ČSSZ, v aplikaci ePortálu ČSSZ a v uživatelské příručce k Jednotnému měsíčnímu hlášení zaměstnavatele.
