Pravidla transparentního odměňování a GDPR musí zaměstnavatelé precizně sladit
Pravidla transparentního odměňování a požadavky GDPR budou muset zaměstnavatelé pečlivě sladit. Nová evropská úprava zaměřená na transparentnost odměňování žen a mužů významně rozšíří rozsah informací, které budou zaměstnavatelé povinni shromažďovat, vyhodnocovat a v určitých případech také poskytovat zaměstnancům nebo příslušným orgánům. Současně vznikne užší regulatorní propojení mezi pracovním právem, rovností v odměňování a ochranou osobních údajů.
Hranice mezi informovaností a minimalizací údajů
Zaměstnavatelé si budou muset velmi přesně nastavit, jaké informace jsou nezbytné pro splnění povinností v oblasti transparentního odměňování a jaké údaje již představují nadbytečný zásah do soukromí zaměstnanců. Klíčové bude nalezení rovnováhy mezi právem zaměstnanců získat relevantní informace o systému odměňování a povinností dodržovat zásadu minimalizace údajů podle čl. 5 odst. 1 písm. c) GDPR. Ta vyžaduje, aby byly zpracovávány pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné pro konkrétní stanovený účel.
V praxi to znamená, že zaměstnavatelé budou pravděpodobně muset zpracovávat širší soubor mzdových a pracovněprávních dat než dosud. Může jít například o údaje o výši mzdy, odměnách, bonusech, příplatcích, zaměstnaneckých benefitech, pracovních pozicích, náplni práce, kvalifikačních požadavcích, délce praxe nebo kategoriích srovnatelných zaměstnanců. Každý takový údaj však bude nutné podrobit testu nezbytnosti a určit, zda skutečně slouží k naplnění zákonného účelu. Zaměstnavatelé by proto neměli vytvářet rozsáhlé databáze pouze pro případné budoucí použití, pokud pro takové shromažďování nemají jasný právní a praktický důvod.
Anonymizace, pseudonymizace a srovnávací skupiny
Zásadní význam bude mít správné nastavení anonymizačních a pseudonymizačních mechanismů. Pokud bude možné splnit informační nebo kontrolní povinnost prostřednictvím agregovaných statistických údajů, neměly by být bezdůvodně zpřístupňovány konkrétní individuální mzdy ani jiné údaje, podle nichž by bylo možné jednotlivé zaměstnance přímo či nepřímo identifikovat. Anonymizace musí být provedena tak, aby nebylo možné osobu znovu určit ani kombinací zveřejněných údajů s jinými informacemi, které má zaměstnavatel, zaměstnanci nebo třetí osoba k dispozici.
Pseudonymizace může představovat vhodný bezpečnostní nástroj zejména při interním zpracování dat, analytice nebo přípravě reportů. Sama o sobě však neznamená, že údaje přestávají být osobními údaji ve smyslu GDPR. Pokud lze údaje pomocí dodatečných informací přiřadit ke konkrétnímu zaměstnanci, zůstává na ně třeba uplatňovat všechny relevantní povinnosti vyplývající z GDPR. Zaměstnavatelé proto budou muset oddělit identifikační klíče od samotných mzdových údajů, omezit počet osob, které k nim mají přístup, a pravidelně kontrolovat, zda nelze pseudonymizované záznamy snadno zpětně identifikovat.
Neméně důležitá bude definice srovnávacích skupin. Pokud budou zaměstnanci porovnáváni podle pohlaví, pracovního zařazení, kvalifikace nebo charakteru vykonávané práce, musí být předem jasně stanoveno, podle jakých objektivních a nediskriminačních kritérií se jednotlivé skupiny vytvářejí. Příliš široké skupiny mohou vést k nepřesným závěrům, zatímco příliš úzké skupiny mohou způsobit riziko identifikace konkrétních osob. Srovnávání by proto mělo vycházet z reálné podobnosti práce, odpovědnosti, odborných požadavků, pracovních podmínek a dalších relevantních faktorů, nikoli pouze z názvu pracovní pozice.
Přístupová oprávnění a bezpečnostní opatření
Zaměstnavatelé budou muset s maximální pečlivostí implementovat pravidla přístupových oprávnění a interních kontrolních mechanismů. K nejcitlivějším mzdovým údajům by měl mít přístup pouze co nejužší okruh osob, které jej potřebují pro výkon konkrétní pracovní činnosti. Jiný rozsah přístupu může být odůvodněný u personálního oddělení, jiný u mzdové účtárny, vedení společnosti, interního auditu nebo pověřence pro ochranu osobních údajů. Přístupová oprávnění by neměla být nastavena plošně ani automaticky pro celé organizační útvary.
Součástí systému by měla být pravidelná kontrola uživatelských účtů, evidence přístupů, oddělení pravomocí a okamžité odebírání oprávnění osobám, které změnily pracovní pozici nebo ukončily pracovní poměr. Vhodné bude také zavést víceúrovňové schvalování při exportu mzdových dat, pravidelné interní audity a kontrolu toho, zda jsou údaje používány pouze pro schválené účely. Technická a organizační opatření by měla zahrnovat zejména šifrování databází, zabezpečení zálohovacích systémů, řízení přenosu souborů, omezení exportů dat a monitorování neobvyklých aktivit v informačních systémech.
Únik údajů o odměňování by nepředstavoval pouze problém z hlediska možného porušení GDPR nebo pracovněprávních povinností. Mohl by vést také k narušení důvěry mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem, ke vzniku konfliktů na pracovišti, k poškození pověsti společnosti a k dlouhodobému napětí uvnitř týmů. Transparentnost proto nesmí být zaměňována za nekontrolované zveřejňování individuálních mzdových údajů. Jejím smyslem má být především srozumitelný, objektivní a ověřitelný systém odměňování, který umožní odhalovat případné rozdíly, aniž by docházelo k nadměrnému zásahu do soukromí jednotlivých zaměstnanců.
