Proč a co pravidelně kontrolovat v oblasti smluv s externími pracovníky?
Smlouvy s externími pracovníky mohou být předmětem neohlášené a důkladné kontroly inspektorátu práce. Podnět přitom nemusí pocházet pouze od nespokojeného zaměstnance, ale také od úřadu práce, Policie ČR, finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovny.
Co pravidelně kontrolovat v dokumentaci
Firma by měla mít kdykoli k dispozici aktuální smlouvy, objednávky, předávací protokoly, faktury, výkazy provedených prací a další podklady, které dokládají skutečný průběh spolupráce. Dokumentace by měla odpovídat realitě, protože samotné označení smlouvy jako smlouvy o dílo, příkazní smlouvy nebo jiné obchodní smlouvy nepostačuje, pokud je spolupráce ve skutečnosti vykonávána jako běžné zaměstnání. Je vhodné také pravidelně ověřovat, zda externí pracovník skutečně odpovídá za konkrétní výsledek, organizuje si práci samostatně a vystupuje jako nezávislý dodavatel, nikoli jako osoba začleněná do běžné organizační struktury firmy.
Kdy může jít o zastřené zaměstnávání
Zvýšené riziko vzniká zejména tehdy, pokud externí pracovník dlouhodobě pracuje v prostorách firmy, používá její nástroje nebo vybavení, dodržuje její pracovní dobu a plní průběžné pokyny nadřízených zaměstnanců. Problematická je také situace, kdy je práce vykonávána osobně, pravidelně, podle přesných instrukcí firmy a bez skutečné podnikatelské samostatnosti externího dodavatele. Pokud firma určuje nejen požadovaný výsledek, ale také konkrétní postup, místo, čas a způsob výkonu práce, mohou kontrolní orgány dospět k závěru, že jde o závislou práci vykonávanou mimo pracovněprávní vztah, tedy o zastřené zaměstnávání bez ohledu na název uzavřené smlouvy.
Jak nastavit spolupráci a připravit se na kontrolu
Podmínky spolupráce je nutné nastavit tak, aby bylo zřejmé, že firma a externí dodavatel vystupují jako dva nezávislé subjekty. Smlouva by měla jasně vymezovat předmět plnění, odpovědnost za výsledek, způsob odměny, případné předávání výstupů, odpovědnost za vady i možnost dodavatele organizovat si práci vlastním způsobem. Firma by zároveň měla v praxi respektovat sjednané podmínky a neměla by externího pracovníka řídit stejně jako svého zaměstnance. Při kontrole mohou pomoci také svědecké výpovědi dalších spolupracovníků, záznamy o předávání zakázek, komunikace s dodavatelem a důkazy o tom, že dodavatel pracuje i pro jiné klienty, používá vlastní vybavení nebo nese podnikatelské riziko. Pokud jsou však všechny důležité podmínky práce určovány firmou, může kromě pokuty od inspektorátu práce hrozit také doměření daní, sociálního a zdravotního pojištění a dalších souvisejících odvodů.
